W Zgorzelcu prawie 30 procent czynnych zawodowo mieszkańców pracuje po niemieckiej stronie granicy, a lokalny handel od dekad żyje bliskością Görlitz. Bliskość granicy sprawia, że wiele miejscowych firm prędzej czy później zaczyna sprzedawać towary lub usługi niemieckim klientom albo kupować od niemieckich dostawców, a to oznacza inny rodzaj księgowości niż w firmie działającej wyłącznie na polskim rynku.

Dla przedsiębiorcy z pogranicza transakcja z kontrahentem zza Nysy Łużyckiej bywa równie naturalna jak sprzedaż klientowi z sąsiedniej ulicy. Pod względem księgowym jest to jednak zupełnie inna kategoria zdarzeń i dobrze wiedzieć, czym różnią się od siebie poszczególne sytuacje.

Sprzedaż towarów niemieckiemu klientowi

Gdy firma zarejestrowana jako czynny podatnik VAT i VAT-UE sprzedaje towar kontrahentowi z Niemiec, który również jest podatnikiem VAT-UE, mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów. Taka transakcja może być opodatkowana stawką 0 procent VAT w Polsce, ale wyłącznie pod warunkiem spełnienia konkretnych wymogów formalnych: numer VAT-UE kontrahenta musi być aktywny, transakcja musi zostać wykazana w odpowiedniej informacji podsumowującej, a firma musi dysponować dokumentacją potwierdzającą, że towar rzeczywiście opuścił Polskę. Dla firmy z Zgorzelca, gdzie przewóz towaru do Görlitz zajmuje czasem kilkanaście minut, pokusa, by lekceważyć te formalności, bywa większa niż gdzie indziej, a konsekwencje ich pominięcia są dokładnie takie same jak przy transakcji realizowanej na drugi koniec Europy.

Sprzedaż usług niemieckiemu klientowi

Inaczej rozlicza się usługi. Tu kluczowe jest miejsce świadczenia, które w większości przypadków dla transakcji B2B wyznacza siedziba nabywcy, czyli najczęściej Niemcy. Oznacza to, że taka usługa zwykle nie podlega polskiemu VAT, a obowiązek jego rozliczenia przechodzi na niemieckiego nabywcę w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia. Dla firm usługowych z pogranicza, od budowlanych, przez IT, po doradcze, to jeden z częstszych błędów: potraktowanie takiej usługi jak sprzedaż krajową i doliczenie polskiego VAT, którego kontrahent w Niemczech nie odliczy.

Zakupy od niemieckiego dostawcy

Odwrotna sytuacja – zakup towaru od niemieckiego kontrahenta – to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W tym przypadku to polska firma, jako nabywca, rozlicza VAT należny w swojej deklaracji, jednocześnie mając prawo do jego odliczenia jako VAT naliczony, jeśli zakup służy działalności opodatkowanej. Dla wielu małych firm z Zgorzelca, które zaopatrują się u niemieckich dostawców ze względu na bliskość granicy, to codzienność wymagająca regularnego i poprawnego księgowania — a nie jednorazowej, sporadycznej transakcji.

Pracownicy mieszkający po jednej stronie, pracujący po drugiej

Osobną kategorią są sprawy kadrowe. Jeśli firma zatrudnia osobę mieszkającą w Niemczech i pracującą fizycznie w Polsce albo osobę mieszkającą w Polsce i pracującą po niemieckiej stronie, pojawiają się pytania o właściwe rozliczenie składek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego. Zależnie od tego, gdzie faktycznie wykonywana jest praca i jaki jest status rezydencji podatkowej pracownika. Błąd w takich sprawach nie ujawnia się od razu, tylko dopiero przy kontroli lub rozliczeniu rocznym, co czyni je szczególnie ryzykownymi, jeśli prowadzi się je samodzielnie bez odpowiedniego przygotowania.

— W firmach z pogranicza transakcje transgraniczne to często nieodłączna część codzienności — mówi Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa. — Tymczasem pod względem księgowym to jeden z bardziej wymagających obszarów rozliczeń, bo łączy przepisy VAT-UE, zasady kraju świadczenia usług i czasem też kwestie podatku dochodowego czy ubezpieczeń społecznych.

Co to oznacza dla firmy z pogranicza

KSeF jednocześnie porządkuje część procesów księgowych i dodaje obowiązki przedsiębiorcom prowadzącym działania poza granicami kraju. Faktury dla zagranicznych kontrahentów rządzą się nieco innymi zasadami dokumentowania niż dla polskich, co dla firmy prowadzącej jednocześnie sprzedaż krajową i transgraniczną oznacza konieczność rozróżniania obu strumieni dokumentów. Dla przedsiębiorcy z Zgorzelca, który traktuje rynek niemiecki jako naturalne przedłużenie lokalnego, trzeba pamiętać, że mimo bliskości geograficznej granica wciąż oznacza inny system podatkowy, inne przepisy i inny język formularzy. Dobrze poprowadzona księgowość transakcji transgranicznych jest warunkiem, żeby ta bliskość rzeczywiście przekładała się na korzyść dla firmy, a nie na zwiększone ryzyko podatkowe.