Taką sferą, w której można próbować obciąć koszty, wydaje się księgowość, ale czy na pewno? Czy rzeczywiście samodzielne prowadzenie księgowości jest tańsze i bezpieczne? By odpowiedzieć na to pytanie, warto rozważyć wszystkie ZA i PRZECIW.
Samodzielne prowadzenie księgowości, jakie ma zalety?
Brak dodatkowych kosztów za usługi biura rachunkowego
Podstawową zaletą prowadzenia księgowości osobiście jest brak kosztów związanych ze zlecaniem tego zadania firmom zewnętrznym. „Zaoszczędzone” w ten sposób środki można przeznaczyć na inne działania związane z naszą firmą. Pozostaje tylko rozważenie czy rzeczywiście są to zaoszczędzone pieniądze i czy nie generują one innych kosztów alternatywnych?
Bezpieczeństwo informacji poufnych i finansowych firmy
Nie zlecając księgowości na zewnątrz, mamy pełną poufność danych dotyczących obrotów w naszej firmie. Wiemy, ile dokładnie zarabiamy i nikt inny oprócz stosownych instytucji nie ma do tych informacji dostępu. Co prawda nawet zlecając księgowość innym firmom, są one zobowiązane do zachowania poufności, więc trudno w tym zakresie dopatrywać się wielkiego zysku. Jednak jeśli jesteśmy bardzo podejrzliwi, to możemy w ten sposób dodatkowo zabezpieczyć informacje o nas. Pozostaje tylko pytanie, czy na pewno warto?
Dodatkowa wiedza dotycząca znajomości przepisów prawnych
Informacja jest w cenie. Zawsze tak było. Żeby samodzielnie prowadzić księgowość, trzeba poznać wiele przepisów prawnych bardzo dogłębnie. Dzięki temu możemy lepiej dbać o bezpieczeństwo firmy, o ile poświęcimy wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z wymaganymi przepisami i zdobytą wiedzę będziemy na bieżąco aktualizować.
Brak konieczności ciągłego dostarczania nowych dokumentów do księgowego
Brak korzystania z usług księgowych sprawia, że nie musimy się z księgowym kontaktować. Nie musimy poświęcać czasu na dojazdy do niego na konsultacje, na dowożenie dokumentów, faktur, sprostowań itd. Dzięki temu dokumenty posiadamy w jednym miejscu i gdy samemu rozliczamy firmę, nie musimy poświęcać dodatkowego czasu na szukanie „zaginionej faktury”.
Pełna kontrola nad finansami i sytuacją firmy
Dzięki prowadzeniu księgowości samodzielnie, w pełni kontrolujemy finanse naszej firmy. Wiemy jak dokładnie wygląda sytuacja zarówno w dochodach jak i wydatkach oraz podatkach. Taka wiedza pozwala na podjęcie decyzji i działań mających na celu dalszą optymalizację naszej firmy. O ile nie popełniliśmy wcześniej żadnego błędu.
Postaw na sprawdzone biuro rachunkowe online: https://www.ifirma.pl/biuro-rachunkowe-online
Jakie wady skrywa samodzielna księgowość?
Konieczność znania obowiązującego prawa i bieżące zapoznawanie się z jego zmianami
Znajomość samych zasad prowadzenia księgowości nie wystarcza do jej samodzielnego i wydajnego prowadzenia. W tym celu trzeba znać aktualnie obowiązujące prawo i zapoznawać się ze zmianami w nich zachodzącymi. Dodatkowo musimy jeszcze poświęcić czas (lub pieniądze na konsultacje), aby je zrozumieć, by móc się do nich poprawnie stosować. Trzeba pamiętać, że nieznajomość prawa w tym zakresie nie zwalnia nas z odpowiedzialności za popełnione błędy. Prowadząc księgowość samodzielnie, nikt po nas nie sprawdzi, czy dobrze sporządziliśmy stosowne dokumenty i w przypadku błędu mogą nas spotkać przykre konsekwencje.
Czas potrzebny na prowadzenie księgowości
Obliczanie podatków, numerowanie i archiwizowanie faktur czy też samo prowadzenie dokumentacji to tylko część wymaganych zadań. O ile pojedyncze z nich wydają się mało czasochłonne, to gdy zsumować czas w miesiącu poświęcony na każdą z tych czynności, jest dużo większy, niż pierwotnie mogło się wydawać.
Sprawdź intuicyjny program do faktur: https://www.ifirma.pl/darmowy-i-nowoczesny-program-do-faktur
Posiadanie umiejętności stosowania wiedzy o przepisach prawa związanych z księgowością
Prowadzenie księgowości samodzielnie wymaga nie tylko samego posiadania wiedzy o tym jak należy się rozliczać i jakie przepisy aktualnie obowiązują. Tę wiedzę należy przede wszystkim umieć zastosować w praktyce. Jest to o tyle trudne, że często przepisy nie są całkowicie jasne i są opisywane ich interpretacje, które mogą być różnie rozpatrywane przez różne urzędy skarbowe. Nabycie wprawy w tym zakresie wymaga czasu.
Dodatkowe koszty na program do samodzielnej księgowości i programy pomocnicze
Czasy gdy wszystkie obliczenia rachunkowe wykonywało się ręcznie lub z pomocą kalkulatora dawno minęły. Dodatkowo mnogość przepisów je regulujących jest tak duża, że w tym celu będzie trzeba zakupić program do samodzielnej księgowości. Często do niego konieczne lub przynajmniej pomocne będą programy pomocnicze. To powoduje dodatkowe koszty i to nie jednorazowe, gdyż coraz częściej za oprogramowanie płaci się co miesiąc, tak samo jak za usługi biura rachunkowego.
Większa możliwość popełnienia błędów, które ograniczyłoby biuro rachunkowe online
Nie popełnia błędów ten, kto nic nie robi. Samodzielne prowadzenie obliczeń może powodować błędy nie tylko wynikające z naszych błędów rachunkowych, ale chociażby z roztargnienia i nieuwzględnienia rzeczy, które powinny zostać ujęte. Takie pomyłki mogą powodować nie tylko konsekwencje prawne, ale przede wszystkim zabierają czas na ich korektę i wyjaśnianie takich zdarzeń w urzędach. Dodatkowo jest to bardzo stresujące, co może wpłynąć na naszą wydajność przy realizacji standardowych obowiązków związanych z wykonywaną na co dzień pracą oraz na nasze zdrowie.
Potrzeba jeszcze większej samoorganizacji i dyscypliny przy prowadzeniu działalności
Konieczność wysyłania deklaracji w określonym czasie, które wcześniej należy przygotować, na podstawie dokumentów wcześniej zebranych, wymaga dużej dyscypliny. W tym celu trzeba w ramach swoich działań zorganizować czas, tak by w terminie wykonać określone zadania, nawet jak już spóźniamy się z wykonaniem usługi dla naszego kontrahenta.
Dodatkowe obowiązki, które sprowadza samodzielna księgowość
Prowadzenie księgowości samodzielnie wymaga zarezerwowania czasu na dodatkowe czynności takie jak między innymi:
- wyliczanie składek ZUS;
- podatek dochodowy;
- wysyłanie deklaracji VAT i JPK;
- prowadzenie KPiR (księgi przychodów i rozchodów) w przypadku podatku liniowego lub skali podatkowej;
- prowadzenie ewidencji przychodów;
- prowadzenie ewidencji VAT;
- ewidencja środków trwałych;
- ewidencja przebiegu pojazdów;
- ewidencja wartości niematerialnych i prawnych;
- ewidencja wyposażenia.
Warto się zastanowić, czy nie lepiej czas poświęcony na powyższe działania, nie lepiej by było przeznaczyć na inne sfery związane z prowadzeniem własnej firmy lub po prostu czas wolny.
Dlaczego lepiej zlecić księgowość dedykowanej księgowej niż samemu księgować?
Podsumowując, prowadzenie księgowości samemu pozwala nam zdobyć mnóstwo wiedzy i przydatnych umiejętności, o ile poświęcimy na nią wystarczająco dużo czasu. Daje to dodatkowe możliwości rozwoju firmy.
Jednak nie pozwala nam ono na całkowite uniknięcie kosztów związanych z księgowością. Musimy, chociażby wygospodarować czas na ewentualne poprawki i pieniądze na program do samodzielnej księgowości.
Pozostaje odpowiedzieć na pytanie, czy mamy wystarczające możliwości, by nabyć nowe umiejętności i wygospodarować czas na samodzielne księgowanie. Może jednak lepiej znaleźć odpowiadające nam biuro rachunkowe online w celu ograniczenia czasu potrzebnego na dojazdy do księgowego. Skoro w celu prowadzenia księgowości samodzielnie i tak najprawdopodobniej będziemy kupować dodatkowe usługi (np. oprogramowanie), to może lepiej opłacić usługi biura rachunkowego i oprócz czasu zyskać dodatkowe bezpieczeństwo i wygodę w rozliczaniu firmy?
