Rada

Pracodawca może udzielić upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy każdej osobie, którą uzna za odpowiednią. Powinien jednak pamiętać o tym, by takie polecenie pozostawało w zgodzie z przepisami prawa pracy, aby upoważniona osoba posiadała stosowne upoważnienie w zakresie przetwarzania w imieniu pracodawcy danych osobowych, a także, by posiadała niezbędną wiedzę i umiejętności pozwalające jej na przeprowadzenie kontroli zgodnie z prawem.

Uzasadnienie

Na gruncie obowiązujących przepisów, płatnicy składek są uprawnieni do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy na potrzeby wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a dodatkowo płatnicy, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych, są uprawnieni do przeprowadzania kontroli ubezpieczonych, którym wypłacają zasiłki, co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem. Warto podkreślić, że pomimo tych uprawnień, wątpliwości, czy zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza, który wystawił zwolnienie lekarskie, lub lekarza orzecznika.

Ważne

Płatnicy składek są uprawnieni do przeprowadzania kontroli co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem.

Nowe zasady kontroli zwolnień

Zasady przeprowadzania przedmiotowych kontroli uległy w ostatnim czasie zmianom, a zapowiadana od dawna reforma była długo wyczekiwana przez samych ubezpieczonych. W efekcie zmian od 13 kwietnia 2026 r. ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, w przypadku gdy w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:

  • wykonuje pracę zarobkową lub
  • podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia.

Niezmiernie istotne znaczenie ma to, że obecnie przepisy definiują aktywność niezgodną z celem zwolnienia od pracy, wskazując, że są nią wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy, pojęcie to zostało zdefiniowane zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą w tym zakresie.

Z punktu widzenia pracodawców-płatników składek, niezmiernie istotnym aspektem przeprowadzania kontroli jest to, jak należy w praktyce zrobić to prawidłowo. W ramach nowelizacji do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) dodano art. 68a–68g, w których określono zakres kontroli, zasady jej wszczęcia, prawa i obowiązki kontrolującego, a także szereg innych zasad związanych z kontrolą. W przepisach tych nie odnajdziemy jednak ani odpowiedzi na pytanie, kogo jednostka budżetowa może oddelegować (upoważnić) do kontrolowania pracowników przebywających na L4, ani czy taka osoba musi mieć określone kompetencje.

Ważne

Zarówno zakres kontroli, jak i zasady jej wszczęcia oraz prawa i obowiązki kontrolującego są obecnie określone w przepisach ustawy.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może udzielić w tym zakresie upoważnienia każdej osobie, którą uzna za odpowiednią. Dokonując takiego wyboru, należy jednak pamiętać, że za tą dowolnością stoją pewne ograniczenia, choć nie wynikają one bezpośrednio z przepisów ustawy zasiłkowej. Trzeba zwrócić uwagę na to, że:

  • wydanie pracownikowi polecenia przeprowadzania tego rodzaju kontroli musi pozostawać w zgodzie z przepisami prawa pracy, a więc np. mieścić się w zakresie obowiązków pracownika,
  • przeprowadzenie kontroli będzie wiązało się z przetwarzaniem określonych danych osobowych w imieniu pracodawcy będącego administratorem danych osobowych,
  • mimo braku wymogów formalnych w tym zakresie pracownik musi posiadać określoną wiedzę, dotyczącą zasad przeprowadzania kontroli i obowiązków kontrolującego.

Prowadzi to do wniosku, że w praktyce najwłaściwszą osobą do przeprowadzenia kontroli co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, zgodnie z ich celem, byłby pracownik działu kadr, który nie tylko przetwarza na co dzień w imieniu pracodawcy określone dane osobowe pracowników, ale również powinien posiadać kompetencje merytoryczne, które pozwolą na zgodne z prawem przeprowadzenie kontroli.

Upoważnienie do kontroli

Wszczęcie kontroli następuje z urzędu na podstawie upoważnienia udzielonego kontrolującemu. Jego wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 kwietnia 2026 r. w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy i wzoru protokołu tej kontroli. Podstawowa zasada, którą należy się kierować w czasie jej przeprowadzania, jest taka, że ma ona być dokonywana z wykorzystaniem środków adekwatnych i proporcjonalnych do jej celu, z poszanowaniem prywatności osoby kontrolowanej oraz innych osób przebywających w miejscu kontroli oraz w sposób wolny od ryzyka pogorszenia się stanu zdrowia osoby kontrolowanej i zakłócania procesu leczenia lub rekonwalescencji. Ustawodawca wskazał wprost w art. 68c ust. 2 ustawy zasiłkowej, że kontrolującemu przysługuje uprawnienie do:

  • wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli,
  • legitymowania osoby kontrolowanej wyłącznie w celu ustalenia tożsamości,
  • żądania oraz odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek lub lekarza leczącego,
  • dostępu do danych ubezpieczonego i płatnika składek gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek

– jeżeli jest to uzasadnione celem prowadzonej kontroli.

Źródło: infor.pl