Od 1 stycznia 2027 r. będzie obowiązywał jeden okres zasiłkowy – wspólny dla wszystkich tytułów ubezpieczenia chorobowego. Do tej pory (czyli w przepisach obowiązujących przed 2027 rokiem) zasady rozliczania zwolnień lekarskich przy kilku umowach były zupełnie inne i opierały się na całkowitym rozdzieleniu obowiązków i limitów.

Dotychczas lekarz nie miał możliwości wystawienia e-ZLA tylko dla jednego pracodawcy. System automatycznie wysyłał informację o chorobie do wszystkich płatników składek (np. do obu firm pracownika). Obowiązywał zakaz jakiejkolwiek pracy: jeśli pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie, oznaczało to automatyczny zakaz wykonywania pracy zarobkowej pod rygorem utraty zasiłku chorobowego. Nie można było chorować na jednym etacie (np. fizycznym) i jednocześnie pracować na drugim (np. zdalnym, biurowym). Choć zasady wliczania przerw do okresu zasiłkowego (limit 182 dni) były identyczne, to każdy pracodawca rozliczał zwolnienia w odniesieniu do własnego tytułu ubezpieczenia i wypłacał za nie oddzielne świadczenia.

Najważniejsze zmiany od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku zgodnie z art. 17 ust. 1d ustawy zasiłkowej:

„1d. Jeżeli praca zarobkowa w ramach określonego tytułu może być wykonywana z uwagi na rodzaj tej pracy, na żądanie ubezpieczonego można nie wystawiać zwolnienia od pracy z tego tytułu.”

Ustawodawca wprowadza nowy obowiązek: ubezpieczony, jeśli zechce skorzystać z możliwości pracy w jednej firmie, będąc na zwolnieniu lekarskim w drugiej – musi o tym poinformować lekarza. Dopiero na żądanie lekarz stwierdzi niezdolność w jednej pracy i możliwość wykonywania drugiej, o ile rodzaj drugiej pracy zezwala na jej wykonywanie podczas choroby. Lekarz – na żądanie ubezpieczonego i jeśli pozwala na to charakter pracy – będzie mógł wystawić zwolnienie lekarskie tylko dla jednego, konkretnego miejsca pracy, a w innym nadal będzie można pracować. Pojawi się możliwość pobierania zasiłku chorobowego w jednym miejscu pracy oraz 100% wynagrodzenia w drugim. Ponadto ubezpieczony ma obowiązek poinformować właściwego płatnika składek o okresie L4 wystawionego z innego tytułu.

Wspólny okres zasiłkowy od stycznia 2027 r.

Niezależnie od liczby tytułów ubezpieczenia, wszystkie zwolnienia lekarskie (L4) będą wliczane do jednego, wspólnego limitu okresu zasiłkowego (standardowo 182 dni, a w przypadku ciąży lub gruźlicy 270 dni). Jakie będą tego konsekwencje? Do tej pory każdy tytuł ubezpieczenia generował odrębny okres zasiłkowy, co od 2027 roku zostanie zmienione – dni choroby na zwolnieniu (niezależnie od tego, czy dotyczą jednej umowy, czy obu naraz) będą wpadać do jednego, wspólnego worka limitu 182 dni w roku. Gdy ten wspólny limit się wyczerpie, nastąpi utrata prawa do zasiłku we wszystkich miejscach.

Weryfikacja i sumowanie jednego wspólnego okresu zasiłkowego od 1 stycznia 2027 roku stanowi kluczowe wyzwanie dla płatników składek. Wprowadzenie zwolnień lekarskich (gdzie pracownik choruje na jednym etacie, a pracuje na drugim) oznacza, że okres niezdolności do pracy biegnie wspólnie dla wszystkich jego umów.

Obowiązek informowania o zwolnieniu lekarskim u innego pracodawcy

Głównym wyzwaniem dla pracodawcy, u którego pracownik wciąż wykonuje swoje obowiązki, jest pozyskanie wiedzy o chorobie zatrudnionego w drugim miejscu pracy. Podstawowym źródłem informacji staje się w tym przypadku sam ubezpieczony, który na mocy art. 17 ust. 1e ustawy zasiłkowej ma ustawowy obowiązek poinformować płatnika składek o zwolnieniu lekarskim wystawionym z innego tytułu. Jest to o tyle istotne, że pracodawca nie zobaczy selektywnego L4 w swoim panelu na platformie PUE ZUS (eZUS), jeśli lekarz wystawił je wyłącznie na NIP drugiej firmy. W sytuacjach wątpliwych lub w celu weryfikacji oświadczenia pracownika, płatnik ma jednak prawo wystąpić z oficjalnym wnioskiem do ZUS o ustalenie okresu zasiłkowego i wydanie zaświadczenia potwierdzającego chorobę u drugiego pracodawcy.

Weryfikacja ta jest niezbędna do prawidłowego sumowania wspólnego okresu zasiłkowego, na który składają się dni niezdolności do pracy ze wszystkich tytułów. Przy ustalaniu standardowego limitu 182 dni, bądź 270 dni w przypadku ciąży lub gruźlicy, kluczowe znaczenie ma zasada osi czasu. Oznacza ona, że każde zwolnienie lekarskie u drugiego pracodawcy pomniejsza ogólny limit pracownika, nawet jeśli w tym samym okresie w Twojej firmie normalnie świadczył on pracę. Do tego wspólnego limitu wlicza się także okresy poprzednich chorób z jakiegokolwiek tytułu, o ile przerwa między nimi nie przekroczyła 60 dni. Jednocześnie w przypadku, gdy pracownik zachoruje w pełni i otrzyma L4 u obu pracodawców na ten sam okres, nakładające się dni liczy się do wspólnego okresu zasiłkowego tylko raz, ponieważ dni kalendarzowe nie ulegają podwojeniu.

Weryfikacja przerwy nieprzekraczającej 60 dni między zwolnieniami z różnych tytułów ubezpieczenia wymaga od pracodawcy pozyskania danych, których nie znajdzie on bezpośrednio w swoim panelu PUE ZUS (eZUS). Ponieważ od 1 stycznia 2027 roku choroba u innego pracodawcy wpływa na wspólny okres zasiłkowy, kluczowe jest wdrożenie dwuetapowej weryfikacji: formalnej oraz instytucjonalnej.

Krok 1: Weryfikacja formalna (Oświadczenie pracownika i ZUS Z-10)

Przywrócenie pracownika do pracy po chorobie lub zgłoszenie przez niego nowego zwolnienia e-ZLA nakłada na dział kadr obowiązek ustalenia historii jego absencji chorobowych:

  • Oświadczenie na formularzu ZUS Z-10: Jest to podstawowe narzędzie. Każdy pracownik składający wniosek o zasiłek chorobowy po przerwie ma obowiązek wypełnić oświadczenie Z-10, w którym wprost odpowiada na pytania o inne tytuły ubezpieczenia oraz o okresy niezdolności do pracy występujące w ciągu ostatnich 60 dni.
  • Wewnętrzne oświadczenie o okresach e-ZLA: Jeśli pracownik nie choruje u Ciebie, ale pracował w trakcie e-ZLA u innego pracodawcy, podstawą jest zebranie opisanego wcześniej oświadczenia (zgodnie z art. 17 ust. 1e ustawy zasiłkowej).

Krok 2: Weryfikacja instytucjonalna (Wniosek do ZUS)

Jako pracodawca nie masz wglądu w zwolnienia lekarskie wystawiane na NIP innych firm. Dlatego w każdym przypadku, gdy pracownik posiada kilka tytułów ubezpieczenia, a przerwa między jego chorobami u Ciebie wynosi mniej niż 60 dni (lub gdy masz podejrzenie, że chorował w innej firmie), musisz złożyć wniosek do ZUS.

  • Formularz ZUS PUE (eZUS): Składasz wniosek o ustalenie okresu zasiłkowego (np. poprzez ogólne pismo POG lub dedykowany formularz zapytania o stan okresu zasiłkowego ubezpieczonego).
  • Co weryfikuje ZUS: ZUS jako jedyny posiada pełen rejestr e-ZLA przypisanych do numeru PESEL pracownika. Organ rentowy zsumuje dni ze wszystkich NIP-ów oraz innych tytułów (np. działalności gospodarczej), sprawdzi długość przerw na osi czasu i wyda zaświadczenie, czy nowe zwolnienie lekarskie należy otworzyć w ramach nowego okresu zasiłkowego, czy dopisać je do starego (z powodu przerwy poniżej 60 dni i tego samego lub innego kodu choroby).

Praktyczna zasada dla kadr:

Jeśli pracownik dostarcza e-ZLA, a z jego dokumentacji lub oświadczeń wynika, że ma drugą pracę, zawsze traktuj ustalenie okresu zasiłkowego jako sprawę sporną i kieruj zapytanie do ZUS. Do momentu uzyskania odpowiedzi z ZUS bezpieczniej jest wstrzymać się z ostatecznym rozliczeniem zasiłku, wypłacając świadczenie jako zaliczkowe lub wykazując pracownika w raportach po weryfikacji.

Źródło: infor.pl